Trabajar desde casa/teletrabajo -Productividad y herramientas

Trabajar desde casa – Productividad y Herramientas

 ▶︎ Te comparto mi experiencia ◀︎

Para mí, trabajar desde casa, teletrabajo o trabajo remoto (depende de como lo llames en tu país) es una situación que se puede dar por diferentes razones: porque quieres emprender tu propio proyecto, porque logísticamente te es más factible o por causas de fuerza mayor.

Sé que trabajar desde casa implica un cambio de vida total: no tienes que cumplir un horario y ya no hay esa separación de sitio de trabajo y hogar. Este cambio implica una rutina diferente para tu vida y para las personas que te rodean, por eso es muy importante que tengas presente qué puedes hacer y qué no. Las siguientes recomendaciones te ayudarán a que no cometas los errores que yo cometí. Las dividí en tres categorías: 

1.º Cambio de mentalidad

Cuando trabajo desde casa el tiempo se vuelve un activo muy valioso, de hecho es un recurso no renovable; el minuto que acaba de pasar no lo vamos a recuperar, debemos ser conscientes de esto. Necesitas comprender que trabajar desde casa no quiere decir que no vas a ser profesional, tienes que seguir siendo profesional en lo que haces. Para esto necesitas un sentido de responsabilidad más alto y cumplir con tus obligaciones. Es importante adoptar desde ya la autodisciplina.

Acuerdo con la familia. Antes de entrar más a fondo, quiero que entiendas que siempre hemos tenido responsabilidades laborales y de hogar y el hecho de que trabajes desde casa no va a desvincularte de esas obligaciones. Si piensas así ten cuidado porque tú eres parte de una familia, eres parte de un grupo de personas donde todos dependen de todos. Tener un acuerdo con la familia es explicarle, a cada uno de ellos, que tú estás en casa trabajando y que debes cumplir un horario específico.

Sé lo más detallado posible con tus horas de trabajo, restringe actividades mientras estés trabajando (contestar el teléfono, revisar el mail, hacer compras, etc.) Recuerda que tu familia no entiende lo que tú estás haciendo y es tu responsabilidad dejarlo claro.

Responsabilidad contigo mismo. El acuerdo empieza contigo mismo, porque tú puedes decirle a la gente que de tal hora a tal hora no estás disponible, que no puedes ayudarle porque estás teletrabajando. Sin embargo, si tú estás en una actividad totalmente diferente a la de tu trabajo remoto (redes sociales, Whatsapp, juegos…) entonces tú no estás respetando el acuerdo. Recuerda: La responsabilidad empieza por ti, tú debes dar el ejemplo para que de esa manera tu familia respete tu tiempo.

Distracciones. El trabajo remoto establece reglas para evitar distracciones porque habrá más de las que te puedas imaginar. Toma en consideración que tu casa está adecuada para tener distracciones (tu televisión, tu pareja, tus hijos, tu mascota). Entonces, enfócate durante tus horas de trabajo y respeta ese horario. Por ejemplo, una distracción para mí es el teléfono celular.

Acostumbro que durante mi horario de trabajo alejo el teléfono, le apago las notificaciones y no lo atiendo durante horas específicas, mis clientes y mi familia ya lo saben. Si me contactan por algo urgente me dejan un mensaje y cuando tengo mi horario de revisar el teléfono les contesto. Debes estar muy atento a tus distracciones específicas para saber cómo lidiar con ellas.

2.º Cambio de hábitos

Dentro de esta autodisciplina habrá cambio de hábitos, tómalo como un reto. A los emprendedores nos gustan los retos, un problema lo vemos como una oportunidad de superarnos, de aprender. No es fácil cambiar hábitos pero es posible hacerlo. 

Estas son mis recomendaciones para trabajar desde casa:

Ten una rutina en la mañana. Establece tu rutina matutina alrededor de tu trabajo. Levántate temprano, haz ejercicio, arréglate, desayuna sano y empieza a trabajar en una determinada hora. Ten en cuenta que debe ser una rutina que te llene de energía, que te ayude a ser productivo el resto del día.

Come bien. Te recomiendo que consumas alimentos que te den energía en la mañana y durante el resto del día. Consume frutas, vegetales, legumbres, proteínas y evita la comida procesada y la comida chatarra ya que lo único que hacen es quitarte energía. Pregúntate qué hábitos alimenticios debes adoptar para tener más energía y aumentar tu rendimiento.

Prepara tu agenda diaria. Debes saber exactamente cuales son las actividades que vas a realizar durante el día. Mi recomendación es que cuando vayas a terminar tu horario de trabajo crees la agenda del siguiente día. Apunta todas las cosas que vas a hacer especificando la actividad que tendrás cada hora. Que sea tu hábito, antes de cerrar tu jornada, tener bien claro que es lo que vas a hacer al siguiente día.

Establece un horario para la comunicación con tus clientes y equipo. Dentro de tu tiempo de trabajo establece un horario específico para utilizar tu teléfono celular y contestar correos electrónicos. Acostumbra a tus clientes y equipo para que te contacten únicamente en determinadas horas, ten cuidado de volverte esclavo de tu teléfono o correo (obviamente, lo del teléfono depende de tu trabajo. Quizá en tu trabajo necesitas estar atento a él y tienes que contestar las llamadas inmediatamente).

Prepárate, aprende. Dedica tiempo para aprender, esto te va a ayudar a crecer. Cuanto más conocimiento tienes más valor adquieres, subes tu valor. Por eso es importante que aprendas cosas nuevas y estés al día con las últimas tendencias en tu negocio. También puedes aprender temas que no están relacionadas con tu trabajo, igual, este conocimiento puede resultar en una actividad alternativa para ganar ingresos.

Descansa. Debes establecer un tiempo determinado para descansar, para que te distraigas. Practica un hobby, pasa tiempo con tu familia, con tus amigos, haz ejercicio. Duerme bien (como mínimo 7 horas). 

Aprende a recompensarte. Necesitas dedicarte tiempo a ti mismo para poder tener una mente clara, despejada y recargar tu energía. Ponte recompensas, piensa: “voy a terminar este proyecto y de recompensa me voy a ir al cine” o “cuando termine este proyecto me voy a comprar tal cosa”. Piénsalo, darte recompensas también es bueno. 

3.º Crear un espacio de teletrabajo productivo

Para ser productivo en el teletrabajo, necesitas que el tiempo que trabajes sea efectivo, por eso es importante tener un espacio designado únicamente para tu trabajo aunque tu trabajo en casa sea temporal. Mi recomendación es que busques un espacio y lo adecúes con lo necesario: una silla, un escritorio o un mueble, tu computador, etc. Puede que al principio no sea un lugar idóneo pero ya sabes que este va a ser el lugar designado para trabajar en tus proyectos.

Evita trabajar desde la cama, o el sofá, esto no es para nada profesional. Además, tu cerebro necesita entender que hay un espacio de trabajo y que hay un espacio de descanso. Si tu cerebro no tiene esto claro no va a rendir y tú no vas a producir. Mantén este espacio lo más organizado posible y limpio, esto va a ayudar a concentrarte porque cuando tienes desorden a tu alrededor creas estrés en tu mente y eso se ve reflejado en tus resultados.

Crea sistemas que te apoyen en las actividades que vas a tener que hacer constantemente. Para darte un ejemplo, yo tengo el privilegio (después de muchos años) de designar una habitación como mi oficina, así que yo la adecué con dos espacios de trabajo, cada uno con su escritorio.

Tengo mi computador, una pantalla ultraancha y un sistema de iluminación inteligente. Tengo una esquina con multitomas, cargadores, micrófonos, cámaras, y tener centralizado todo esto en un mismo lugar me permite que mi trabajo sea más fácil porque ya tengo todo listo para hacer las grabaciones de mis videos, para hacer sesiones en vivo, para trabajar en los softwares y esto me permite ser más productivo. Debo aclarar que cuando yo empecé tenía pocas herramientas y era todo muy básico, pero lo importante es que me defendí con lo que tenía al alcance.

Herramientas indispensables para el teletrabajo

Sitio web. Cuando hablo de herramientas para trabajar desde casa, la primera que necesitas es un sitio web porque tu sitio web es tu oficina virtual. Si vas a estar en tu casa, tú no puedes aceptar visitas de clientes. Entonces, ¿cuál va a ser la oficina que te ayudará a mostrarte hacia tus clientes actuales y potenciales? Tu sitio web es un medio de comunicación donde puedes colocar anuncios, artículos o formas para contactarte. Allí también vas a ofrecer tus servicios o aceptar pagos por Internet.

Tu sitio web puede volverse ese centro exclusivo de tu negocio. Esto te hace ver mucho más profesional que un simple perfil en Facebook, en Instagram o en Youtube. Si bien es importante tener presencia en redes sociales, debes centrarlas en tu oficina virtual. 

Si aún no tienes tu sitio web puedes visitar mi página web www.luisrsilva.com donde hay una guía gratis para que tú puedas aprender paso a paso a crear una página web para tu negocio. En estos momentos hay una promoción muy especial que puedes aprovechar para tener un proveedor profesional.

Equipo de trabajo. Es muy importante invertir en un buen equipo de trabajo porque la inversión que tú hagas en tu negocio se va a ver reflejada en los resultados que tengas a futuro, tu negocio va a crecer. Esto lo tuve muy claro desde el principio. Cuando yo inicié, empecé desde cero. No tenía dinero, pero sabía que necesitaba un buen computador, una cámara de calidad, un equipo básico de diseño de buena calidad. Así que sin dinero ¿qué hice? Tuve que usar las tarjetas de crédito.

IMPORTANTE: Yo soy de las personas que no recomienda que te endeudes pero si hay la necesidad, hazlo de forma inteligente. La deuda que yo tuve fue para ayudar a mejorar mi negocio y sabía que ese préstamo lo iba a convertir en el doble para pagar esa deuda. Piensa que un crédito es para invertir en tu negocio, para ayudarlo a crecer; yo visualizo así la parte de los equipos.

Entonces, ¿en qué equipo de trabajo debo invertir para trabajar desde casa?

1.º Un buen ordenador: Puede ser un computador de escritorio o equipo portátil.

2.º Una buena conexión a Internet: La conexión rápida es importante, aunque sea más costosa, porque te permite ser mucho más productivo.

3.º Una cámara web: Invierte en una buena cámara, ojalá High Definition, porque normalmente las cámaras integradas a la computadora no son muy buenas.

4.º Auriculares: Invierte en unos de buena calidad y con un buen micrófono. Especialmente si tienes que estar mucho tiempo en videoconferencias.

5.º Micrófono externo: Es importante porque la comunicación va a ser mejor, la otra persona te va a entender y no va a estar pidiendo constantemente que repitas lo que dices porque no te entiende.6.º La nube: Te ayuda a ser más productivo porque te puedes conectar desde cualquier lugar, solo necesitas Internet. Las herramientas que te recomiendo son:

  • La nube o Google Drive: Esencial para manejar documentos, hojas de cálculo, presentaciones. Google también te ofrece otras herramientas como Google Calendar.
  • Aplicación Google Calendar: Puedes ver tu calendario, citas y asuntos pendientes desde el ordenador o el teléfono, en cualquier lugar, país o ciudad. Solo necesitas acceso a Internet.

Y las herramientas que tiene Google son totalmente gratis y es algo que puedes empezar a usar sino lo estás haciendo.

Herramientas para comunicación entre equipos de teletrabajo

Slack: Esta herramienta te permite la comunicación entre equipos, sincroniza los calendarios, te evita usar innecesariamente correos electrónicos y es mucho más efectiva. Tiene un plan gratuito con buenas utilidades.

Google Hangouts: Es para videoconferencias y sería el primero que te recomendaría y es muy sencillo de usar. Tiene la característica de que cuando están hablando detecta quien habla y lo pone en pantalla grande.

Zoom: Este es un software para videoconferencias más profesional. Te permite compartir tu pantalla, hacer anotaciones, chatear. Hay muchas opciones y tú como moderador de la reunión puedes usar el chat, mandar notas, ver quienes están conectados a la conferencia. Tiene un plan gratis en el que se pueden conectar muchas personas con la limitación de que este plan solo te deja hacer reuniones de 40 minutos. Aquí te dejo el enlace si lo quieres revisar http://bit.ly/33t2i0X

Cronómetro: Esta herramienta la utilizo para designar un tiempo específico a cada tarea. Puedes usar en tu computador la herramienta que te da la hora en voz alta o puedes usar una aplicación de cronómetro en tu teléfono celular para que te notifique cuando haya pasado un tiempo determinado. Esto te ayuda a controlar tu tiempo y hacer más productivo.

Y básicamente es lo que te puedo recomendar.

Para finalizar este post sobre el teletrabajo te comparto este resumen de los puntos anteriores.

1.º Trabaja de manera muy profesional.

2.º Crea una rutina que te dé energía para el resto del día.

3.º El tiempo es tu activo más valioso, aprovéchalo para ser más productivo.

4.º Llega a un acuerdo con tu familia y respétalo.

5.º Establece horarios para iniciar y finalizar el trabajo en casa y respétalos.

6º Dedicale tiempo a tu familia, no solo te dediques a teletrabajar. 

7.º Duerme por lo menos 7 horas y no trabajes el fin de semana (solo que sea muy necesario). 

8.º Aprende a recompensarte.

Indícame en los comentarios el punto te pareció más importante, lo que aprendiste, o lo que estás implementando.

Cuéntame si vas a empezar a trabajar desde casa o si ya llevas tiempo haciéndolo y que recomendaciones o sugerencias nos puedes dar, que tal vez no haya mencionado aquí.

Muchas gracias por tu atención. 

Gracias y ¡seguimos en contacto!

Luis Silva – www.luisrsilva.com

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